Käyttöohje

Päivitetty: 19.4.2016 15:01

Sisällysluettelo

1. Aineiston haku

Aineiston haku tapahtuu hakulomakkeen tai selausliittymän kautta. Aineisto löytyy parhaiten hakulomakkeen (Kuva 1) kautta.

KUVA 1
KUVA 1. Hakulomake

Vapaateksti -kenttään annettuja hakusanoja haetaan seuraavista kentistä:

  • digitoitujen aineistojen sisältö
  • nimeke
  • muu nimi
  • kuvaus
  • sisällys
  • lisätietoja
  • aihe
  • asiasanat
  • tekijä
  • alueellinen kattavuus

Muihin kenttiin annettuja tietoja haetaan niiden nimen mukaisesta metatiedosta. Jokerihaku suoritetaan lisäämällä tähti (*)-merkki hakusanan eteen ja/tai perään. Hakusanaa muistuttavia sanoja haetaan lisäämällä (~) -merkki hakusanan loppuun. Kahden hakusanan väliin voi laittaa OR/NOT-täsmennyksen. OR-tarkennuksella määritetään hakukohteet sisältämään jompikumpi hakusanoista, ja NOT-tarkennuksella sulkemaan pois NOT:N jälkeen tulevan sanan.

Hakuhistoriasta on mahdollista hypätä suoraan aiemmin tehtyjen hakujen tuloksiin tai ladata kyseinen haku uudelleen hakulomakkeelle. Tuloksiin siirtyminen tapahtuu klikkaamalla hakuhistoriassa haluamansa haun hakutuloksen määrää. Haun lataaminen lomakkeelle tapahtuu klikkaamalla linkki + kynä-ikonia.

Alasvetovalikoista voi haun kohdistaa johonkin tiettyyn aineistolajiin/-tyyppiin. Hakutuloksesta pääsee dokumentin metatietoihin (Kuva 5) klikkaamalla sen otsikkoa.

Hakutulos-sivun oikeaan ylälaitaan on sijoitettu toiminnot hakutuloksen jalostamista varten. Hakua voi rajata lisää eri kategorioiden mukaan.

KUVA 2
KUVA 2. Hakutuloslistaus

Hakutulosta voidaan järjestää otsikkoriviä klikkaamalla (Kuva 2, merkitty keltaisella). Valitun sarakkeen oikeassa laidassa näkyy tällöin pieni kolmio osoittamassa järjestettävän kentän ja järjestyksen suunnan.

Karttoja voidaan hakea valitsemalla hakulomakkeelta (Kuva 1) "Laji"-kentän "Kartta"-vaihtoehto. Hakua voidaan tarkentaa jo hakulomakkeella esimerkiksi kaupunginosan mukaan. Klikkaamalla "Hae"-painiketta avautuu oletuksena listanäkymä. Tämä voidaan vaihtaa ruudukkonäkymään, joka näyttää kartoista esikatselukuvat, klikkaamalla oikeassa ylänurkassa olevaa "Ruudukkonäkymä"-painiketta.

KUVA 3
KUVA 3. Kuvahaun tulokset

Hakutuloksista tai selauksen kautta pääsee tarkastelemaan aineistolle annettuja metatietoja.

Arkistonmuodostaja- ja sarjatasolla metatiedot ovat samalla sivulla (kuva 4).

KUVA 4
KUVA 4. Arkistonmuodostajan metatiedot

Asiakirja- ja yksikkötason metatiedot on jaettu näkymässä välilehdille metatiedon tyypin ja asiakirjatyypin mukaan. Välilehteä saa vaihdettua lomakkeen yläreunasta välilehden nimeä klikkaamalla (Kuva 5.).

KUVA 5
KUVA 5. Dokumentin metatiedot

Lomakkeen oikeassa yläreunassa olevista kuvakkeista pääsee halutessaan lataamaan kyseisen dokumentin omalle koneelleen ja esikatselemaan dokumenttia jos kyseessä on dokumentti johon liittyy esikatseluversio.

Kori-toiminto helpottaa dokumenttien latausta arkistosta. Hakutuloksista dokumentteja voi kerätä koriin, joka tallennetaan selaimen istuntoon. Koriin kerätyt tiedostot voi ladata kerralla arkistosta ZIP-pakettina. Korista poistaminen ei poista tiedostoja arkistosta.

2. Asiakastili

Asiakastili mahdollistaa henkilökohtaiset tilaukset. Tiliin tallentuvat mm. kaikki tehdyt tilaukset, jolloin niitä voidaan tarkastella jälkikäteen. Asiakastiliä voidaan käyttää rekisteröitymällä tai ilman. Kuitenkaan ilman rekisteröitymistä vanhoja tilauksia ei voi tarkastella sen hetkisen session ulkopuolelta.

2.1. Rekisteröityminen

Rekisteröintiin pääsee kirjautumisnäkymästä, joka löytyy "Omat tiedot" -> "Rekisteröi uusi asiakastili". Kirjautumisnäkymästä pääsee myös salasanan palautuslomakkeelle sekä rekisteriselosteeseen.

KUVA 6
KUVA 6. Asiakaskirjautuminen

Rekisteröitymislomakkeella tähdellä (*) merkityt kentät ovat pakollisia. Salasanan tulee olla vähintään 8 merkkiä pitkä.

2.2. Salasanan vaihtaminen

Salasanan vaihto tapahtuu omien tietojen kautta (kuva 7), mikäli vanha salasana on tiedossa. Unohtunut salasana voidaan vaihtaa kirjautumislomakkeelta löytyvän "Unohditko salasanasi?"-linki kautta ja seuraamalla ohjeita.

2.3. Omat tiedot

Omien tietojen kautta voidaan tarkastella ja päivittää omia tietoja. Lisäksi omista tiedoista näkee omien tilausten ja luovutusten määrän sekä pääsee selailemaan niitä.

KUVA 7
KUVA 7. Omat tiedot

3. Kori

Korin kautta voidaan arkistosta ladata dokumentteja ja yksiköitä sekä tehdä sähköisiä tilauksia. Koriin aineistoa voidaan lisätä useasta eri paikasta. Näitä painikkeita ([Lisää koriin-painike]) löytyy hakutuloksista ja ryhmän- ja arkistoyksikön metatietonäkymistä. Koriin lisäyksen jälkeen lisätty voidaan poistaa samasta painikkeesta.

3.1. Tilaus

Järjestelmän kautta voi tilata ainoastaan arkistoyksikköjä ei kokonaisia arkistoja tai näiden alasarjoja. Arkistoyksikön tilaaminen tapahtuu painamalla "Lisää koriin" ([Lisää koriin-painike]) -painiketta. Huomioithan, että digitoitu aineisto on ladattavissa Sinetti-järjestelmästä suoraan, ja sitä ei tarvitse tilata tutkijasaliin.

Valittujen aineistojen tilaukseen siirrytään painamalla sivun oikeassa yläreunassa olevaa korin kuvaa (kuva 8).

KUVA 8
KUVA 8. Linkki koriin

Kori-näkymästä voi tilata aineiston kaupunginarkiston tutkijasaliin, ladata (lataa paketti) digitoidut aineistot ZIP-tiedostona omalle koneelle tai tyhjentää korin sisällön. Näkymästä voi poistaa jo valitun kohteen tilauskorista painamalla nimikkeen jälkeen olevaa korin kuvaa [Poista korista-painike].

KUVA 9
KUVA 9. Kori-näkymä

Tilaa aineisto-linkistä aukeaa "Syötä henkilötiedot"-näkymä (kuva 10). Asiakirjojen sähköinen tilaaminen edellyttää, että uusi asiakas on täyttänyt vähintään kohdat etu- ja sukunimi sekä sähköposti tai puhelinnumero. Kaksi tähteä (**) kentän perässä tarkoittaa, että näistä kentistä vähintään yksi tieto pitää antaa.

Näkymässä voi lisäksi luoda oman asiakastilin järjestelmään (suositeltavaa), jossa voi tarkastella tilauksen etenemistä sekä vanhoja tilauksia. Asiakastilin aikaisemmin luonut voi tilata aineistot kirjautumalla tililleen.

KUVA 10
KUVA 10. Henkilötietojen syöttö

Henkilötietojen syöttämisen/kirjautumisen jälkeen aukeaa yhteenveto tilauksesta (kuva 11). Lisätietoa aineistosta/tilauksen toimittamiseen liittyvistä asioista-kenttään voi kirjoittaa esimerkiksi toiveita milloin aineisto pitäisi olla tutkijasalissa käytettävissä.

Valitsemalla kohdan "Haluan tilauksen etenemisestä ilmoituksen sähköpostiini"-valinnan, järjestelmä lähettää annettuun sähköpostiosoitteeseen automatisoidusti ilmoituksia, kun tilauksessa tapahtuu jokin muutos. Palvelu on mahdollista ottaa pois päältä tilauksen tallentamisen jälkeen.

Ilmoitus lähetetään kun

  • tilaus otetaan käsittelyyn
  • tilauksesta poistetaan aineistoa
  • tilaus on saatavilla arkistossa
  • tilaus poistetaan

Klikkaamalla Tallenna-painiketta tilaus on valmis.

KUVA 11
KUVA 11. Tilauksen yhteenveto

Asiakastilin luoneet voivat seurata tilauksen etenemistä kohdasta Omat tiedot ja sen jälkeen kirjautumalla järjestelmään sähköpostilla ja omalla salasanallaan (kuva 6).

KUVA 12
KUVA 12. Rekisteröityneen asiakkaan tilaushistoria

Tilaushistoriasta näkee kaikkien omien tilausten sen hetkisen tilan ja päivämäärän. Klikkaamalla "Luotu"-päivämäärää aukeaa yksittäisen tilauksen tiedot, josta näkee kaikki tilauksen tapahtumat ja niiden ajankohdat.